Le confinement et ce foutu Coronavirus n’aura pas raison de nous ! C’est hors de question ! Du coup, on s’est dit qu’on allait faire un récap de tous les outils pour le télétravail qui sont disponibles à ce jour pour pouvoir vous aider à continuer à travailler, même depuis votre canapé.
À situations exceptionnelles, mesures exceptionnelles
On ne va pas vous le cacher, nous n’étions pas trop habitués au télétravail non plus. Bien que notre agence digitale puisse travailler de n’importe où, nous aimons le confort et la bonne ambiance de notre bureau. Cependant, il faut bien s’adapter, et nous avons tout mis en place pour que la transition entre notre train-train quotidien et le télétravail se fasse en douceur.
Première catégorie des outils pour le télétravail : la discussion instantanée
Les systèmes de discussion instantanés sont maintenant légion parmi les start-ups. Toutes les entreprises devraient d’ailleurs en faire usage, car ces solutions sont bien pratiques afin de pouvoir continuer à travailler en toute sérénité.
Slack
Slack est la référence de la messagerie d’entreprise. En l’espace de quelques années, c’est devenu le leader mondial dans ce domaine.
Slack vous permet d’organiser vos conversations dans des chaînes. Cela évite d’avoir une seule conversation où tous les sujets s’entre-mêlent. Vous pouvez donc dédier une chaîne à la communication par exemple, une autre à votre comptabilité et ainsi de suite. Ainsi, vous ne serez pas dérangé par des sujets qui ne vous concernent pas ! C’est vraiment un must-have parmi les outils pour le télétravail.
L’application permet également d’autres fonctionnalités : appels audio et vidéo, partage de fichiers, rappels… C’est très complet et surtout c’est gratuit.
Workplace de Facebook
Facebook se met aussi à la messagerie d’entreprise. Très récemment lancée, la plateforme Workplace veut inscrire Facebook dans vos relations au travail. Facebook se repose sur le fait que les utilisateurs de Workplace seront déjà familiers à l’utilisation de Facebook Messenger et de la plateforme Facebook en général. C’est donc très simple à prendre en main !
Avec la fonction chat de Facebook Workplace, vous pouvez discuter avec vos équipes très facilement sur une plateforme qui ressemble comme deux gouttes d’eau à Messenger. Vous pouvez également créer des groupes (semblables aux chaînes de Slack), échanger des fichiers, faire des visio-conférences… Bref, pas mal !
Skype Business via Microsoft Teams
Microsoft Teams est la plateforme collaborative créée par Microsoft afin de mettre en ligne tous ses outils d’édition de documents et de collaboration, tels que Skype. Skype se fait un peu vieux, on ne va pas se mentir. Cependant, cela reste tout de même une alternative pour ceux qui décideraient de converser à travers les outils de Microsoft.
Skype est moins facile d’utilisation selon nous. Vous pouvez toujours utiliser la version pour particuliers, mais qui présente moins de fonctionnalités.
Google Hangouts pour GSuite
Google Hangouts est souvent un petit peu oublié, surtout si vous êtes sur GSuite mais que vous n’utilisez pas Gmail. En effet, Google propose également sa propre messagerie instantanée pour les équipes. Elle repose sur les mêmes principes que Slack, où vous avez la possibilité de créer des salles, de partager des messages, des fichiers et aussi d’organiser des appels ou des face-to-face en visioconférence !
Serveurs vocaux
Vous avez l’habitude de discuter autour de votre bureau ? De valider tel ou tel projet à l’oral ? De résoudre les problèmes à la volée ? Nous aussi. Du coup, on vous a listé les solutions de serveurs vocaux qui vont vous permettre de continuer à parler en direct, depuis chez vous !
Pour faire simple, les serveurs vocaux détectent si vous parlez ou non à travers votre micro et vous permettent de converser sans avoir à appeler quelqu’un. Un peu comme un talkie-walkie !
Discord
Beaucoup d’entreprises ont adopté ce service à cause du confinement. Initialement conçu pour l’univers du jeu vidéo, Discord s’est imposé comme une solution fiable et simple d’utilisation pour converser de manière orale sans avoir à s’appeler ! La configuration est simple, il suffit simplement de créer un compte et le tour est joué !
La solution s’utilise sur tous supports, en natif ou via un navigateur web et propose une version gratuite limitée à 50 utilisateurs, ce qui suffira pour beaucoup d’entreprises !
Teamspeak
Un autre outil inspiré du gaming et fonctionnant sur le même principe que Discord : Teamspeak ! Cependant, Teamspeak ne propose pas de version gratuite à moins que vous ayez votre propre serveur et requiert un peu plus de connaissances techniques, nous le recommandons donc aux personnes qui sont un peu plus à l’aise avec la technologie et/ou les jeux vidéos !
Outils collaboratifs pour la gestion de projets
Ah la gestion de projets à distance ! Pas simple de tout coordonner quand on est loin les uns des autres ? La communication sur l’avancement de chacun est clé sur tous types de projets. Historiquement, la gestion des projets se fait via de grands tableaux, ou bien même sur Excel. Nous, ça nous paraît un peu archaïque, surtout en cette période de confinement ! Du coup, on vous donne quelques outils collaboratifs simples pour mieux gérer vos projets à distance.
Trello
Cet outil est vraiment le plus simple d’utilisation ! Pensez à un grand tableau blanc sur lequel vous viendriez tracer des colonnes et dans lesquelles vous collez des post-its. Vous visualisez ? Eh bien Trello, c’est tout pareil !
Créez des tableaux et des cartes afin de lister toutes les tâches et leur état d’avancement. Vous pouvez collaborer à plusieurs utilisateurs en temps réel, ajouter des commentaires, des check-lists, des fichiers aux cartes ou bien attribuer ces cartes à des utilisateurs précis.
Très simple à mettre en place et à utiliser, Trello est le logiciel de base de la gestion de projets. À toujours avoir dans sa caisse à outils pour le télétravail !
Monday.com
Monday.com est l’outil que nous utilisons aujourd’hui à La Quincaillerie pour la gestion de nos projets. Un peu comme Trello, vous pouvez créer des tableaux facilement dans lesquels vous allez pouvori ajouter des tâches et des groupes de tâches.
Vous pouvez annoter, commenter, attribuer ces tâches ou bien ajouter des fichiers etc. C’est très complet, voire même un peu trop parfois. Les fonctionnalités et les automatisations sont quasi infinies avec cet outil.
Le système de mises à jour permet de rester au courant de tout ce qu’il se passe sur les tâches qui vous sont attribuées.
Cependant, nous le conseillons à de grosses équipes car ils en feront meilleur usage, et surout car le prix de Monday.com peut paraître assez salé…
Asana
Asana est un autre outil de gestion de projet connu dans le milieu. Il se situe pile entre Monday.com et Trello. Cet outil est donc plus facile à prendre en main que Monday.com mais moins avancé. Cependant, il permet de gérer la plupart des aspects de projets et de collaborer facilement sur leur réalisation.
Vous pouvez créer des listes de tâches, des vues Kanban, taguer des personnes… Bref, les fonctionnalités se ressemblent avec Trello et Monday.com mais ça reste tout de même très pratique ! Le gros avantage d’Asana est qu’il est gratuit pour les fonctions de base.
Visioconférence
Ahhh les réunions ! Les entreprises en raffolent, parfois même en abusent. Mais en période de confinement, difficile de réunir 10 personnes dans une même salle, pas vrai ? C’est pour ça que les géants de la tech ont créé des outils de visioconférence ultra-performants ! Allez, on vous les montre ?
Zoom.us
Zoom est devenu en très peu de temps un des leaders des solutions de visioconférence dans le monde. La solution est très simple d’utilisation et permet de créer des salles de visioconférence en un rien de temps pour pouvoir échanger.
La qualité de la vidéo et du son s’adapte en fonction de la connexion de l’utilisateur, et même dans des conditions difficiles le résultat est plutôt satisfaisant. Zoom est gratuit pour une utilisation basique et une durée de réunion limitée à 40 minutes. De quoi satisfaire la majorité des besoins, mais pas forcément adapté à des utilisations plus intensives.
Microsoft Teams
Microsoft Teams permet aussi de faire de la visioconférence, grâce à Skype for Business. De ce fait, si vous possédez la solution Microsoft Teams, il est facile de créer des réunions par visioconférence avec cet outil.
Google Meet
Si vous êtes familiers avec les outils de Google comme son Drive ou bien les outils Docs, Slides ou Sheets, vous allez adorer son système de visioconférence : Google Meet.
Google Meet n’est disponible que pour les clients de la Suite Business de Google, mais permet d’organiser des réunions en quelques clics seulement et de converser à travers une interface très simple d’utilisation. La qualité des appels est bonne également, attention cependant à avoir un bon ordinateur car la solution est assez gourmande en ressources.
(Eh ouais c’est nous ! Ça marche bien hein ?)
Whereby
Whereby est une solution un peu plus poussée que le reste dans la présentation et les fonctionnalités. En effet, Whereby fonctionne grâce à votre navigateur internet (comme Google Meet). Pas besoin d’installation au préalable, l’utilisation de Whereby est assez simple pour tout le monde.
Vous pouvez, comme sur Zoom, créer des salles de réunion dédiées jusqu’à 50 personnes en simultané. Pas mal ! Sinon, c’est aussi très pratique pour les présentations clients car vous pouvez entièrement customiser votre fond et afficher le logo de votre entreprise.
Facebook Workplace
Facebook Workplace permet aussi d’organiser des visio-conférences de groupe très facilement, si vous utilisez déjà la plateforme ! Comme sur Messenger, vous pouvez créer des conversations et appeler tout le monde de manière simple.
Rien de plus à ajouter, si ce n’est que vous pouvez aussi ajouter des filtres en temps réel pour vous transformer en licorne, ou en emoji caca. Pas sûr que le boss apprécie, mais c’est drôle quand même ?
Édition de documents
Imaginons que vous ayez un rapport à rendre et que vous devez l’écrire avec votre collègue. Vous pourriez tout à fait prendre un document Word classique, écrire votre partie et l’envoyer à votre collègue. Mais bon, c’est quand même très Microsoft Office 2007 tout ça. Alors on vous montre les alternatives pour éviter des chaînes de mails interminables pour envoyer un document.
Microsoft Teams
Teams, encore vous ! Eh oui, Microsoft Teams est réellement une plateforme très complète. On peut y faire beaucoup de choses, et aussi éditer des documents Word, PowerPoint ou Excel. Le tout en ligne et en temps réel. Vous pouvez donc rédiger un document à quatre mains en même temps, par exemple. Ou bien monter un rapport financier à 5 en même temps. Tout est possible !
Pour ceux qui sont familiers avec les interfaces Windows, vous ne serez pas dépaysés. Les versions en ligne de Word, Excel ou Powerpoint ressemblent comme deux gouttes d’eau à leur homologues desktop. Pas de surprise donc.
Google Docs
La suite Google est aussi très réputée dans les outils pour le télétravail ! Plus ou moins calquée sur la suite Microsoft Office, la suite de Google reste cependant plus facile à prendre en main et est plus performante pour l’édition de documents en simultané que Teams. De plus, que vous soyez particulier ou que vous possédez la suite Business de Google, vous pouvez utiliser gratuitement Google Docs, Google Sheets et Google Slides du moment que vous avez une adresse GMail.
Plus léger et plus simple, nous c’est ce qu’on a choisi à La Quincaillerie !
Outils collaboratifs de stockage et partage de fichiers en télétravail
Partager des fichiers volumineux depuis chez soi n’est pas forcément simple, surtout si ça ne passe pas dans une pièce-jointe d’e-mail. Quand on est au bureau c’est plus simple, on prend une clé USB et on la donne à son voisin. Or, quand on est en télétravail, on n’envoie pas de clé USB par la Poste. On va vous donner quelques outils pour le télétravail afin de stocker et partager vos fichiers sur le marché pour que vous puissiez vous en sortir !
WeTransfer
WeTransfer règle le problème des pièces-jointes de mail trop volumineuses. Vous pouvez envoyer vos fichiers à travers l’interface ultra simple de WeTransfer soit par e-mail soit en copiant un lien généré automatiquement.
Vos interlocuteurs pourront récupérer le fichier volumineux de leur côté pendant une semaine si vous utilisez la version gratuite. La version gratuite permet également de transférer de fichiers inférieurs à 2 gigas, mais qui conviendra à la plupart d’entre nous.
Google Drive
Tous les utilisateurs de Gmail disposent aussi d’un espace Google Drive, qui leur permet de stocker des fichiers dans le cloud. Vous pouvez stocker jusqu’à 15 gigas de fichiers gratuitement, il faudra payer pour pouvoir stocker plus. Les utilisateurs business disposent de 30 gigas de stockage dans leur offre de base.
Google Drive vous permet également de partager des liens pour que les personnes puissent télécharger vos fichiers ou des dossiers entiers en local, ou bien de les consulter en ligne. Très pratique pour tous les types de fichiers !
De plus, vous pouvez installer Google Drive directement sur votre PC pour modifier vos fichiers sans avoir à passer par l’interface web grâce à Google Drive Filestream. En gros, vous avez votre Drive synchronisé mais directement dans votre ordinateur ! Lorsque vous avez besoin d’un fichier, il se télécharge automatiquement et vous pouvez l’utiliser. Une fois sauvegardé, il est renvoyé automatiquement sur le cloud. Comme une extension de votre disque dur !
One Drive
One Drive est la solution drive de Microsoft, qui ressemble énormément à celle de Google (ou inversement). Si vous possédez Microsoft Teams, la solution One Drive est incluse dans votre offre.
One Drive dispose également d’un solution de client desktop, qui permet de synchroniser tout son drive avec son PC. En fait, tout dépendra de quelle suite vous utilisez ! Microsoft, ou Google.
